Tietoa henkilötietojen käsittelystä
Tämän ilmoituksen tarkoituksena on antaa tietosuoja-asetuksen (GDPR) edellyttämät tiedot sekä rekisteröidyille että valvovalle viranomaiselle eli tietosuojaviranomaiselle. Rekisteröidyllä tarkoitetaan sitä, jonka henkilötietoja on jäljempänä mainitun rekisterinpitäjän rekistereissä.
Rekisterinpitäjä ja sen yhteystiedot sekä yhteyshenkilö
Finsta Asianajotoimisto Oy (jäljempänä myös ”rekisterinpitäjä”)
Y-tunnus: 3087465-7
Osoite: Fredrikinkatu 25 A 17, 00120 Helsinki
Sähköposti: finsta@finsta.fi
Puhelin: +358 (0) 10 235 1600
Kotisivu: finsta.fi
Rekisteripitäjä toimii henkilötietojen käsittelijä tässä ilmoituksessa määritellyllä tavalla.
Tähän ilmoitukseen ja rekisteriin liittyvät tiedustelut pyydetään lähettämään aina rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle, joka on Jouni Gauriloff.
Rekisterin nimi ja sisältö
Finsta Asianajotoimisto Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri.
Tämä rekisteri kattaa rekisterinpitäjän asiakkaat, potentiaaliset asiakkaat ja muut tahot, jotka vastaanottavat erilaisia rekisterinpitäjän markkinointimateriaaleja. Markkinointimateriaali on ymmärrettävä laajasti.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on aina oikeus saada tietää, käsitteleekö rekisterinpitäjä hänen henkilötietojaan, ja, mikäli käsittelee, oikeus saada tallennetut henkilötietonsa tarkastettua. Rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös tallennetuista henkilötiedoistaan. Mikäli rekisteröity esittää pyynnön sähköisesti, eikä vaadi tietoja annettavan muussa muodossa, tiedot annetaan lähtökohtaisesti sähköisesti.
Rekisteröity voi vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojen oikaisua tai niiden poistamista. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää henkilötietojensa käyttö rekisterinpitäjän suoranmarkkinointitarkoituksiin.
Tietyissä tilanteissa rekisteröity voi rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä.
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut sähköisesti, ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle.
Mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojansa on käsitelty lainvastaisesti, hän voi tehdä valituksen tietosuojaviranomaiselle.
Rekisteröidyn oikeus peruuttaa antamansa suostumuksen
Mikäli rekisteröidyn henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, hänellä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa. Peruuttaminen voi vaikuttaa siihen, voiko rekisteröity jatkaa rekisterinpitäjän palvelun käyttämistä. Rekisteröidyn suostumuksen peruuttamisella ei kuitenkaan ole vaikutusta rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuteen ennen suostumuksen peruuttamista.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, laillinen peruste käsittelylle sekä henkilötietojen tyypit
Rekisterinpitäjän käsittelemien henkilötietojen käyttötarkoitukset ovat:
asianajopalveluiden antaminen,
asiakassuhteen ylläpitäminen, johon kuuluu muun muassa tietojen antaminen erilaisista tilaisuuksista ja ajankohtaisista asioista,
asiakastyytyväisyyden selvittäminen ja markkinatutkimuksien tekeminen,
uusasiakashankinta ja suoramarkkinointi; ja
laista ja Suomen Asianajajaliiton suosituksista johtuvien pakollisten velvollisuuksien täyttäminen, kuten asiakkaan tunnistaminen rahanpesun ja terrorismin rahoittamisten estämiseksi.
Henkilötietojen käsittelyn peruste kohdissa 1 ja 2 on rekisterinpitäjän sopimuksen toteuttaminen ja oikeutettu etu. Kohdissa 3-4 peruste on oikeutettu etu. Kohdan 5 osalta käsittelyn peruste on rekisterinpitäjän lakisääteisten velvollisuuksien täyttäminen.
Henkilötietojen tyypit kohdassa 1 ovat asiakkaiden perustiedot, asiakkuustiedot sekä tiedot suostumuksista ja kielloista. Kohdissa 2-4 nämä henkilötietojen tyypit ovat samat kuin edellä, sekä näiden lisäksi asiakastilaisuuksien tiedot, analyysin kautta tuotetut tiedot ja kotisivuilta ja sähköposti-ilmoituksista saadut tiedot. Kohdassa 5 henkilötietojen tyypit ovat asiakkaan tunnistamiseen liittyvät tiedot.
Perustiedoilla tarkoitetaan luonnollisen henkilön nimeä ja yhteystietoja, kuten puhelinnumeroa, sähköpostiosoitetta ja postiosoitetta, henkilötunnusta, syntymäaikaa, sekä hänen työpaikkatietojaan, kuten tehtävänimikettä ja työnantajaa.
Asiakastiedoilla tarkoitetaan tietoja, jotka liittyvät rekisterinpitäjän ja sen asiakkaan väliseen sopimussuhteeseen ja viestintään.
Suostumuksilla ja kielloilla tarkoitetaan rekisteröidyn antamia nimenomaisia lausumia henkilötietojensa käsittelemisestä.
Asiakastilaisuuksien tiedoilla tarkoitetaan sellaisia tietoja, jotka ovat välttämättömiä tilaisuuksien järjestämiseksi. Näitä ovat esimerkiksi ilmoittautumisten yhteydessä annettavat henkilöiden yksilöintitiedot ja mahdolliset ruokarajoitteet.
Analyysin kautta tuotetuilla tiedoilla tarkoitetaan tietoja, joita rekisterinpitäjä on hankkinut kolmannelta taholta tai on itse tuottanut. Näitä tietoja rekisterinpitäjä käyttää liiketoiminnassaan.
Kotisivuilta saadut tiedot ovat rekisterinpitäjän kotisivujen välityksellä lähetettyjä yhteydenottopyyntöjä. Lisäksi kotisivuilla käytetään evästeitä, joihin tallentuu kotisivuilla kävijöistä erilaisia tietoja. Näitä ovat tiedot esimerkiksi siitä, millä eri kotisivuilla käyttäjä on vieraillut, kuinka kauan käyttäjä on ollut kotisivuilla ja mitä selainta (mobiili- tai nettiselain) tämä on käyttänyt. Sama koskee seuraavia tietoja: käyttäjän IP-osoitetta, session tunnusta ja ajankohtaa, mitä päätelaitetta on käytetty vierailussa, päätelaitteen mallia ja käyttöjärjestelmää ja päätelaitteen ja/tai evästeen uniikkia tunnistinta sekä päätelaitteen resoluutiota. Sähköposti-ilmoituksista saadut tiedot koskevat niiden lukemista ja lukemisen ajankohtaa ja niiden lukumääriä, lukemisen yhteydessä avattuja linkkejä ja käyttäjän IP-osoitetta.
Asiakkaan tunnistamistiedot ovat tunnistamiseen liittyviä tietoja, joita lainsäädäntö edellyttää. Näitä ovat esimerkiksi asiakkaan henkilöllisyyden todentaminen ja asiakkaan taloudellisen aseman ja poliittisen vaikutusvallan selvittäminen.
Henkilötietojen kerääminen, luovuttaminen, säilyttäminen, ajantasaisuuden varmistaminen ja vanhentuneiden tietojen poistaminen
Rekisteröidyn tietoja luovutetaan ilman rekisteröidyn suostumusta vain laissa säädetyissä tapauksissa, kuten viranomaisille.
Rekisterinpitäjä voi käyttää alihankkijoita henkilötietojen käsittelyyn. Henkilötietoja ei kuitenkaan tällöin siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja alihankkijoille esimerkiksi yhteystietojen päivittämiseksi. Rekisterinpitäjä on tehnyt alihankkijoiden kanssa sopimukset, joissa on huomioitu tietoturva, tietosuoja ja käsiteltävien tietojen luottamuksellisuus.
Rekisterinpitäjä tarkistaa vuosittain, onko asiakkaiden ja mahdollisten asiakkaiden henkilötietojen säilyttäminen tarpeellista rekisterinpitäjän myynti- ja markkinointitarkoituksiin. Samalla myös henkilötietojen oikeellisuus tarkastetaan. Tällöin rekisterinpitäjä poistaa tarpeettomat ja vanhentuneet henkilötiedot. Tietoja poistetaan myös, jos poistaminen muutoin havaitaan tarpeelliseksi.
Rekisterinpitäjä kerää henkilötiedot ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään. Tietoja kerätään myös, kun rekisteröity käyttää rekisterinpitäjän palveluita.
Rekisterinpitäjä lisää henkilöitä rekisteriin, mikäli tällainen taho kuuluu sellaiseen kohderyhmään, johon tullaan kohdistamaan rekisterinpitäjän markkinointitoimenpiteitä.
Henkilötietoja kerätään ja päivitetään rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisen viestinnän perusteella.
Henkilötietoja kerätään ja päivitetään myös kolmansien osapuolten rekistereistä, kuten Suomen Asiakastiedosta.
Rekisterin suojaus
Henkilötietojen säilyttämiseen käytettävän laitteiston sijainti ja suojaaminen on järjestetty asianmukaisesti, eikä ulkopuolisilla tahoilla ole siihen pääsyä ilman rekisterinpitäjän myötävaikutusta ja valvontaa.
Henkilötietoja sisältävään aineistoon on pääsy rekisterinpitäjän henkilökunnalla, jota sitoo ikuinen, laissa säädetty salassapito- ja vaitiolovelvollisuus.